キックオフ事前ミーティングを実施しました。
多様なメンバーで構成される5人のプロジェクトチーム、取り組み内容を共有し、10/24のキックオフミーティングに向けエンジン始動です。

東ときわ台自治会さんとプロボノチームの初の顔合わせとなるキックオフミーティングをオンラインで実施しました。

ミーティングでは、双方の自己紹介のあと、現状の課題や取り組みの方向性について丁寧に認識合わせをしました。
「文化厚生部」をきっかけに自治会運営をなんとか良い方向に向かわせたいという熱い思いの東ときわ台自治会さんと、熱心なプロボノチームとの活発な打合せとなり、あっという間の2時間でした。
今後は、関係者へのヒアリングや、業務マニュアルなどの分析を通じて、自治会活動が活性化する提案を目指してチーム一丸で頑張っていきます。

チーム内でオンラインミーティングを実施しました。キックオフミーティングの内容を振り返り、今後のスケジュールを調整しました。支援先と調
整の上、次はヒアリングを進めていきます。

週末のヒアリングに向けて、オンラインでミーティングを行いました。方向性の確認およびヒアリング内容について調整しました。

半分のプロボノメンバーで、対面とオンラインで関係者ヒアリングを実施しました。
文化厚生部の企画・運営の情報共有、また部に関わる際の様々な負担について、前回、前々回の文化厚生部長さんを交えてヒアリングを実施しました。貴重なご意見を聞くことができました。
次週も関係者ヒアリングを行います。

プロボノメンバーでミーティングを実施しました。
1回目の関係者ヒアリングの内容をメンバー全員で共有し、11月29日に予定している2回目の関係者ヒアリング内容および段取りを調整しました。

現地で関係者ヒアリング（2回目）を実施しました。
コロナ禍、地域の多くの自治会員さんをお呼びしてヒアリングすることが難しいため、一番業務量の多い "夏祭り" の運営作業マニュアルから課題有無を紐解くことに。実際にマニュアル作成に関わった当時の"東ときわ台“と“ときわ台"の両実行委員さんをお呼びし、お話を聞きました。

何が大変で、どのような潜在的な負担があり、それをどのように改善しようとマニュアルが出来上がったのか、活発に会話がなされました。
以降は、ヒアリング結果をもとに整理を行っていきます。

中間提案を実施しました。

自治会三役、文化厚生部長さんにご参加いただき、ヒアリング結果、中間の課題整理、および他自治会事例の一部をご報告しました。
文化厚生部の業務における負担感を洗い出し、引き継ぎについてどのように進めていくのか議論がなされました。
本日の内容を最終提案に反映していきます。

最終提案を行いました。文化厚生部の課題整理については12/20実施の中間提案にて報告済み。今回はその課題整理に基づいて他の自治会事例の調査報告を行いました。

コロナ禍のため、他の自治会を訪問することによるヒアリング調査というのは出来なくなり、ネットや書籍による情報から、東ときわ台自治会と比較する形で、4つの課題提言を行いました。
次期自治会運営に切り替わるこのタイミングにおいて、プロボノチームの提案を活用して活動を進めていかれるものと思います。

プロジェクトをキックオフしてから丸4ヶ月。団体、プロボノチームの皆さま、本当におつかれさまでした！