ドキドキのキックオフ・ミーティング、支援先団体からは5名もの運営委員さんに参加いただきました。「イマドキの"高齢者"ってこんなに元気なの？」と思うほど皆さん本当にエネルギッシュ。現状の課題やプロボノへの期待について、途切れることなく活発な意見交換を行いました。 溢れる期待に対し、多様な専門性をもつチームがどんな成果で応えていくのか、今後の展開にワクワクします。by PM藤村さん （まだ、活動場所を見ていないチームの皆さん、思っている以上にエネルギッシュな集いですよ！お楽しみに。）

初めてのチームミーティングを行いました。 ミーティングでは、 ・キックオフで得た支援先情報の共有、意見交換 ・プロジェクトの今後の進め方とスケジュール感についての意識合わせ ・11/3の現地ヒアリングに向けて、調査事項及び調査方法の検討ワークショップ を行いました。 キックオフに参加できなかったメンバーも合流して初めての全員集合。欠けていた最後のピースがはまったようで、いよいよ「チーム始動」の雰囲気です。 このメンバーで一致団結してプロジェクトに取り組んでいきます。by PM藤村さん

支援先が運営するカフェを訪問し、ヒアリング調査を行いました。 運営委員の皆さまの業務について、 ・現場・現物を確認しながらお困り事や問題点を整理したり、 ・事前に用意した成果物サンプルを見せながら潜在的なニーズを引き出したり、 メンバーの繰り出すあの手この手で、現状とプロジェクト完了時の姿を支援先と共有することができました。 今日得た情報をもとに、中間提案に向けて、チーム全員で知恵を出し合い今後の活動計画をまとめていきます。 また、ヒアリング終了後は、近隣の西山田地区公民館で開催中の「文化祭」を見学しました。 自主的に活動されている文化サークルの皆さまが日頃の活動成果を展示され、たくさんの地域住民が見学に訪れています。 展示する側も見学する側もみんな高齢者。西山田地区の「元気な高齢者パワー」を体感するとともに、地域コミュニティの中心であるふらっとサロンに本プロジェクトでしっかり貢献していこうと心の中で思いました。by PM藤村さん

中間提案に向けてチームミーティングを行いました。 １経理業務の効率化　２名簿・シフト管理の見直し　３名刺作成、の各テーマについて提案プランをまとめました。 また、どのように説明したら支援先の高齢者の方々が理解しやすいか、その「伝え方」についても議論しました。結果、経理業務改善用のExcelシートや名刺デザインの印刷物等の「プロトタイプ」を見ていただき、成果物の仕上りイメージを現物で実感していただくことに。必要な準備作業をチーム内で分担し、今後の作業計画に組み込んでいます。 次はいよいよ中間提案です（12/9実施予定）。チームからの提案をきっかけにして、プロジェクト完了時にどんな姿になればワクワクするか、果たしてそれは実現可能か、支援先の皆さまと一緒に考えます。そして、プロジェクトのゴールとそこに向かう道筋をみんなで描き、共有する場にしていきます。by PM藤村さん

12月9日は、これまでに集めた情報を元に、プロボノチームから代表、運営スタッフに主に以下の3点を提案しました。 【1】名刺について かねてよりボランティア・喫茶の集客が期待される名刺の復活の要望に応えてデザインの提案、及び、印刷にかかるコスト・クオリティの比較表を作成。 【2】経理面の改善について 現在手書きになっている注文票や日報、支出を１枚のExcelシートで管理できるように、それぞれサンプルを作り、実際の画面と操作手順を経理を担当しているスタッフの方にわかりやすく説明。 【3】名簿とシフト管理について メーリングリスト、もしくは、メールのBccを利用してシフト希望の提出を呼びかけたり、「調整さん」などのスケジュール調整の無料ツールなどで管理をする方法について提案。 名刺は団体側の思い入れも強く、文字の大きさや配置など、細かなチェックもありつつ、名刺担当のプロボノワーカー真銅さんがその場で、デザイン修正を行いました。 経理の改善は、ご提案したExcelシートに足りない要素や、変更点をふらっとサロンの皆さまにも出していただき、例えば、全てをパソコンで処理するのではなく「ここは手書きのほうが良い。」という団体からのご要望が出れば、「こだわりの部分は残しましょう。」担当のプロボノワーカーの遠藤さんはそのニーズをしっかり拾います。必要な費目などを修正できるようにするなどご提案のシートをまた改訂して1月に再訪問することになりました。 最後のシフト管理についてはまず、メーリングリスト・Bcc使用のどちらでメールを配信し、ボランティアの希望日時を吸い上げるかの検討を行うため、プロボノワーカーの花岡さんから、２つの送信方法のメリット・デメリットをまとめた資料説明を行いました。これには、ボランティア名簿を常に最新の状態に更新する作業が伴うため、団体さんとして実施に踏み切るのかどうかをまず検討していくこととなりました。 この日は、プロジェクトのまとめ役である藤村さんへNHKの取材が、プロボノチームの皆さんには毎日新聞からの取材が入りました。 皆さん、緊張する感じもなく、プロボノ活動についての思いを発信してくださり、どなたからも溢れ出る前向きな考えに、記者の方たちからも、「素晴らしい活動ですね」と感想をいただいています。 ふらっとサロン代表の尾浦さんからも、「いろいろ考えてくれていることもそうなんだけど、若い方たちが、こうして来てくれることが嬉しいの。本当に感謝しているの。」と、成果物と共にプロボノチームとの良い関係が築かれていく様子を拝見でき、今後がますます楽しみです。

1月13日、2度目の現地ヒアリングのため、サロンに伺いました。今回のヒアリングは経理業務で必要なアウトプットの詰めと、中間提案の後選んでいただいたシフト管理業務の方法についての確認です。 経理については1枚のシートにまとまってほしいデータの整理や、必要な費目の確認などを行いました。特に費目については活発に希望や質問を出していただき、よりご希望に沿った最終提案につながりそうです。 シフト管理はメーリングリストを利用することになったのですが、サロンの皆さんも利用したことのない方がほとんどです。経理と違い具体的にイメージできないことで不安も多いようです。手順書や最終提案の際のトレーニングが大切だなと感じました。 メンバーがサロンに伺うといつも皆さんが大変歓迎してくださり、話が盛り上がります。今回もヒアリング終了後にもいろいろなお話を聞かせてくださいました。最終提案の日程を決める際には「プロジェクトの打ち上げが2月末だから、2月中に終わった方がいい」と、スケジュールを気にして協力してくださいました。お役に立つものを！と、決意を新たにしたヒアリングでした。by遠藤さん

最終提案が行われました。 西山田ふらっとサロンチームでは・経理業務の効率化・名簿、シフト管理の見直し・名刺作成に取り組んできました。 ・経理業務の効率化では、売り上げ推移計算シートができ上がり、実際に団体の経理担当田中さんに入力の練習をしていただきました。 数式の入ったExcelシートに数字を打ち込んでもらいながら、「わー！」「えー！」「こんなんできるのー！」という声にみんなで笑顔になりました。 実際に使用した中で、つまずいたところは、作成したマニュアルで解決ができました。 ・名簿、シフト管理の見直しについては、Googleグループを使用し、メーリングリストでシフトの希望をお伺いすることに決定。実際のパソコンを使用し、設定を行っていきました。 西山田ふらっとサロンさんは場所の移転がひかえているため、５月のシフトからこのツールを使用します。その中でわからないことがあった場合は、後日チームメンバーがお伺いすることに。 ・名刺はデザイン案が完成。移転先の住所も確定したので、実際に印刷した完成品を後日、納品にお伺いします！ いつも大勢でプロボノチームを迎えてくださった西山田ふらっとサロンの皆さん。また、ミーティングのたびにチーム全員勢ぞろいという集まりの良さだったプロボノメンバー。 西山田ふらっとサロンさん主催のイベントにもプロボノがお話しする機会をいただいたり、テレビ取材が入ったりと、いろんな出来事に一緒に取り組むことができ、 団体・プロボノが一つのチームとして素晴らしい一体感がうまれました！

業務ツール提案に対するフィードバックと承認を実施しました。

最終のタスクである名刺の納品を行いました。 お名前部分は、入っていない状態の名刺を用意し、使用する人の枚数分、それぞれのお名前をスタッフで印刷します。 一般のプリンターでは名刺サイズの用紙に上手く刷ることが出来ないため、 A4サイズの台紙を用意し、そこに名刺を差し込んで印刷をします。 プロボノワーカーからやり方を伝授し、早速代表の名刺100枚を完成させました。 サロンを広めるツールとして名刺にこだわりのあった、西山田ふらっとサロンのみなさん。 それにこたえ、刷るための台紙作成や、納品物のラッピングまで完璧に用意された プロボノワーカーの真銅さん。それを見守るプロボノチームの皆さん。それぞれの思いのつまった納品の儀となりました。 納品時の代表尾浦さんのとてもうれしそうな笑顔が印象的でした。 西山田ふらっとサロンは4月に移転を控えており、現在そちらは改装工事中です。 スタッフの皆さんが壁を塗るなど改装のお手伝いされている現場も見せて頂きました。 今回納品させていただいた名刺を活用し、新しい店舗で サロンの利用者・ボランティアが増える事、 温かく、明るいスタッフがいる西山田ふらっとサロンさんが地域でもっと利用されることを期待しています。